Как узнавать про новые задачи в Jira

Если вы участвуете в крупном проекте или одновременно в нескольких проектах, то рано или поздно возникает необходимость вовремя узнавать о новых задачах и багах, которые создают ваши коллеги. Это в равной степени полезно как руководителю проекта, team lead-у, так и всем участникам команды.

Зачем оперативно узнавать о новых задачах:

• Чтобы быть в курсе проекта и его изменений, не выпадать из его информационного поля, понимать какие задачи предстоят команде и вам лично в будущем.
• Чтобы классифицировать задачи, определять их серьезность и приоритет. Чем раньше мы поймем какой приоритет у той или иной задачи, тем быстрее начнем заниматься самым важным, не распыляя свои усилия на незначительные проблемы.
• Чтобы следить за дубликатами или ненужными задачами. Часто я сталкиваюсь с ситуациями, когда разные члены команды описывают какую-то проблему в разных тикетах и по-разному. Бывает, что эти тикеты противоречат друг другу. Иногда в задачах описывается откровенный трэш. Отслеживание подобных задач позволяет не запутаться в бэклоге, не давать бэклогу замусориваться.
• Чтобы уточнять задачи с неправильным, недостаточным или непонятным описанием, а также отслеживать взаимосвязи задач. Автор задачи может даже не догадываться, что описание этой задачи непонятно другим. Автор может быть более погружен в контекст проблемы или просто вот так формулирует свои мысли. Игнорирование таких тикетов приводит к тому, что задача может быть неверно интерпретирована исполнителем, и время будет потрачено на неверную реализацию.

Я рекомендую всем участникам проектных команд отслеживать изменения бэклога в ежедневном режиме, чтобы области ответственности пересекались. Благо, что даже на крупных проектах это не занимает много времени. По опыту своих проектов могу сказать, что команда из 70+ сотрудников на интенсивном, живом проекте создает примерно 50+ задач ежедневно. Ознакомление с ними занимает примерно 30-40 минут.

В своей работе я использую Jira от Atlassian. Это очень удобный баг/таск рекер. Jira имеет обширные инструменты для настройки email-уведомлений:

• Если вы Team Lead проекта, вам автоматически будут приходить уведомления по факту создания нового тикета. Это не всем подходит, т.к. team lead у проекта может быть только один.
• Если вы Component Lead, то есть отвечаете только за часть проекта, вы будете узнавать о тикетах, назначенных на этот компонент. Также неудобно, что и в предыдущем пункте
• Можно попросить администратора Jira создать Notification Scheme в вашем проекте, чтобы отправлять уведомления определенным членам команды или группам. Например, по факту создания тикета. Если что-то захочется поменять в Notification Scheme, придется снова обращаться к администратору

Для себя я выбрал более простой и индивидуальный способ узнавать о “новинках” - подписки на фильтры. Подписки можно настраивать самостоятельно, без администратора и независимо от вашей роли в проекте. Этот способ хорош еще и тем, что позволяет получать уведомления с нужной вам периодичностью и сразу по всем нужным проектам. Для меня оптимальна периодичность - раз в сутки.

1. Перейдите в меню Issues -> Search for Issues.

Отобразится серия фильтров, которые можно использовать, чтобы уточнить ваш запрос.

2. Я использую JQL для поиска, но можно воспользоваться и Basic фильтрами.

Чтобы при помощи JQL найти задачи, созданные за последние 24 часа (от текущего времени), нужно ввести такой запрос: "project = “Ваш проект” AND created >=-1d".

Или для нескольких проектов: "project in (“Ваш проект 1”, “Ваш проект 2”, “Ваш проект 3”) AND created >=-1d".

3. Далее необходимо сохранить ваш запрос под каким-нибудь именем (кнопка Save As)

4. Нажав на ссылку Details, кликните на “New subscription”

5. В открывшемся окне задайте нужную периодичность получения писем.

Важно, чтобы периодичность подписки совпадала с глубиной выборки вашего фильтра. Если периодичность будет чаще, то вы можете получать уведомления об одних и тех же тикетах несколько раз. Если периодичность будет реже, то о каких-то тикетах вы можете не узнать.

6. Вуаля. Подписка настроена.

Вам будут приходить письма примерно такого вида

7. Кстати обратите внимание, что если вы хотите получать на почту значения других полей, выберите нужные колонки при настройке фильтра

Такой способ работы с задачами действительно удобен. Он не отнимает много времени, но позволяет быть в курсе новых задач на проекте. Попробуйте, рекомендую!

Фото заголовка pixabay.com